Mental Overload – Chancen im Umgang mit dem Aufgaben-Dickicht
Als Führungskraft ist man täglich einer Flut an Informationen, Anfragen und Emails ausgesetzt, die einen über verschiedenste Kanäle erreichen. Das führt nicht selten zu schlaflosen Nächten, in denen man im Gedankenkarussell sitzt. Die Herausforderung ist, wie die Prioritäten gesetzt werden können – welche Kanäle werden genutzt, auf welche Weise kann man die Informationsflut vielleicht bündeln?
Was sagt die Forschung?
Arbeitspsychologisch gibt es eine Vielzahl von Untersuchungen, die die Arbeitsmotivation und die Produktivität erforschen (u.a. Kooij, 2014; Pritchard & Aswood, 2012 und 2008). Hierbei wird oftmals die diagnostische Seite überbetont und die praktischen Handreichungen vernachlässigt.
Das DIR-Tool
Hierzu hat Obermann Consulting das „Do it right“-Tool (DIR-Tool) entwickelt. In mehreren Workshops konnten in den letzten Monaten mehrere Führungskräfte an unseren eintägigen Workshops teilnehmen.
Im Grunde werden anstehende Aufgaben (Telefonate, Emails, Aufgaben, Zoom-Calls, anstehende Beschaffungen etc.) zunächst gesammelt, im nächsten Schritt priorisiert und in Gruppen geordnet. Wichtig ist hierbei einen klaren Überblick zu schaffen, bei dem man Dringlichkeit und konkrete Umsetzbarkeit differenziert betrachtet: Das Tool ermöglicht eine strukturierte und verlässliche Bewältigung der Aufgaben – und entlastet so das Gehirn vom Aufgaben-Jonglieren. Indem jegliche bestehenden und neuhinzukommende Aufgaben in einer passenden Struktur erfasst werden, wird der rechtzeitige Beginn der Bearbeitung und auch der jeweilige Arbeitsaufwand von Beginn an transparent. Hierbei wird auf inhaltliche Cluster zurückgegriffen, die eine thematische und zeitliche Nähe der Bearbeitung berücksichtigen. Fernerhin wird darauf Wert gelegt, dass die Aufgaben in konkrete Teile zerlegt werden, die kalkulierbar bleiben. So wird diffuser „Aufgaben-Salat“ vermieden. Eine stete Rückkoppelungsschleife hilft, die jeweiligen Bearbeitungsschritte abzusichern.
4 Faktoren des Erfolgs
Grundsätzlich hat man die Herausforderung, so ein Tool erfolgreich als stabile Gewohnheit in das tägliche Verhalten und Denken zu implementieren. Bis vor Kurzem galt in der Wissenschaft noch die Maßgabe, dass starke Willenskraft „Trumpf“ sei, um Gewohnheiten nachhaltig zu ändern. Diese Sicht hat sich in verschiedenster Weise gewandelt: Vielmehr werden 4 Faktoren hervorgehoben, die einen größeren Einfluss auf unsere Gewohnheiten ausüben.
Als erstes ist da der Faktor „Wiederholung“ anzuführen – Studien zeigen, dass ab circa der 66. Wiederholung eines Verhaltens eine Gewöhnung einsetzt, die dafür sorgt, dass das Verhalten keine Energie mehr kostet.
Es führt also nicht mehr zu einer „Reibung“ im Verhaltenskontext. Das bedeutet, dass keine Hürden genommen werden müssen, um dieses neue Verhalten zu zeigen. Dies sind die ersten beiden wichtigen Faktoren, die zu einer Ritualisierung eines neuen Verhaltens beitragen.
Fernerhin spielt die erlebte „Belohnung“ bei der Ausführung des neuen Verhaltens eine entscheidende Rolle – dies kann auch das Gefühl sein, die Bewältigung der Aufgaben im „Griff“ zu haben. Die Befragungen von bisherigen Kunden zeigen, dass das „Do it right“-Tool ein Gefühl der Kompetenz im Umgang mit den Aufgaben ermöglicht, und somit an dieser Stelle belohnend wirkt.
Nicht zuletzt wird der vierte Faktor „Kontext“ bei der Bildung von Habits hervorgehoben. Neuere Arbeiten skizzieren die psychologischen Hintergründe, die der Habits-Bildung zugrunde liegen (Arlington & Johnston, 2019; Lally et al. 2010): Wenn neues Verhaltens stets im ähnlichen oder gleichen Kontext (Umgebung, Räumlichkeiten, Zeit) gezeigt und eingeübt wird, entsteht ein Muster, oder besser gesagt, ein Kontextreiz, der vom Gehirn mit der Zeit erkannt wird. Taucht dieser Kontextreiz nun im Alltag auf, dient er als Trigger und Verstärker für die neue Verhaltensweise. Unsere Kunden berichten, dass sie nach einer kurzen Übergangszeit (genügend „Wiederholungen“ und schwindende „Reibung“ bei der Umsetzung) ein bestärkendes Kompetenzgefühl erlebt haben („Belohnung“), dass sie dazu verleitet hat, diese Situation und Atmosphäre wieder aufzusuchen (bestärkender „Kontext“).
Gerade im Kontext des hybriden Arbeitens und des Wechsels zwischen Homeoffice und Präsenz vor Ort wird das „Do it right“-Tool vermehrt nachgefragt: Es unterstützt dabei, neue Habits in den verschiedenen Arbeitskontexten zu etablieren und keine Reibungsverluste bei der Bewältigung der Aufgaben erleben zu müssen.
Stimmen von Kursteilnehmern
„Seit 4 Wochen nutze ich das Tool – es bringt eine neue, klarere Struktur in meine Aufgaben, so kann ich mich besser auf das Wesentliche konzentrieren.“
„Überzeugt hat mich die einfache Anwendung vom DIR-Tool – eine klare Lösung für meine vielen Baustellen!“
Literatur:
Arlinghaus, K.R. & Johnston, C. A. (2019). The importance of creating habits. American Journal of Lifstyle medicine, 13(2): 142–144, doi: 10.1177/1559827618818044
Lally P, van Jaarsveld CHM, Potts HWW, Wardle J. (2010). How are habits formed: modelling habit formation in the real world. European Journal of Social Psychology40:998-1009. doi: 10.1002/ejsp.674
Kooij, D. T. A. M., Bal, P. M., & Kanfer, R. (2014). Future time perspective and promotion focus as determinants of intraindividual change in work motivation. Psychology and Aging, 29(2), 319–328. https://doi.org/10.1037/a0036768
Pritchard, R. D., Aswood, A. (2008): “Managing Motivation: A Manager’s Guide to Diagnosing and Improving Motivation”, ISBN 9781841697895 Routledge/Taylor & Francis Group
Pritchard, R. D., Weaver, S. J., & Ashwood, E. L. (2012). Evidence-based productivity improvement: A practical guide to the Productivity Measurement and Enhancement System (ProMES). Routledge/Taylor & Francis Group